文章作者：本报记者 丁晓辰

    2010年4月19日，为贯彻人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定》第3号令的精神，落实北京市社会保险业务档案工作，加强经办机构业务档案管理，北京市人力资源和社会保障局与北京市档案局联合发布了北京市《社会保险业务档案管理规定（试行）》实施办法，对北京市社会保险业务材料归档范围与保管期限进行了明确要求。为了进一步了解该实施办法自5月1日实施以来的现实意义和执行情况，近日，记者来到北京市人力资源和社会保障局，对社保业务档案的经办部门——北京市社会保险基金管理中心进行了一番深入探访。
　　所谓社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字数据材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。北京市社保基金管理中心负责人武书记告诉记者：社会保险业务档案管理属于业务经办管理工作范畴，社保业务档案是民生档案的重要组成部分，它涉及参保对象的基础信息、缴纳社会保险及待遇领取核准材料等，这些信息和材料很多都要伴随参保人员的一生，关系着参保对象权益的准确记录，并最终影响其能否享受社会保险待遇等切身利益。作为社会保险经办机构，要实现对参保对象服务一生、保障一生的目标，其基本条件就是要记录一生、跟踪一生。因此，对涉及参保对象的登记材料、个人账户管理材料等要保管100年，有些材料还必须永久保存。
　　此次出台的实施办法，将社保业务材料归档范围划分为社会保险管理类、社会保险费征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类以及信息系统建设类等共10大类，其中涵盖了百姓最为关心的5种社会保险。在社保业务档案保管期限方面，该实施办法将其分为了永久和定期2类，定期保管期限分为10年、30年、50年和100年。对于保存社保业务档案，参保单位和个人可根据所需进行查询，按照社保经办机构的档案查阅程序提出申请，而各机构则依法在各自业务范围内提供档案信息查询服务。
　　采访中记者了解到，近年来，各地都在积极探索社会保险业务档案管理的有效方法，上海、天津、吉林等地都先后制定了社保业务档案管理规定或细则，对于加强社保业务档

案的管理起到了推动作用。从全国范围来看，目前的社保业务档案管理还不够统一、规范，法律法规缺位和管理基础薄弱直接制约着社保经办机构的信息化、专业化建设。随着社会保险事业的发展和社会保险覆盖面的不断扩大，特别是建立覆盖城乡居民的社会保障体系目标的提出，由此产生的社保业务档案资料的数量不断增多；社会保障制度的不断完善，也对社保业务档案的规范化建设提出了新的要求，这就使社保业务档案的规范化管理迫在眉睫。
　　针对这一现实需要，北京市人力资源和社会保障局率先架构起社保档案信息系统交换平台，建立了多个网络集中数据库，从参保人员个人信息的源头抓起，有效减少了档案信息收集、整理过程中的差错，提高了准确性和工作效率。
　　在回答网络时代社保业务档案保管为何始终坚持以纸档案为主，而不将其设置为电子档案这一问题时，武书记介绍说：“社保业务档案同其他类别的档案一样，在形成之初大都以纸质档案为主。随着档案信息化建设的不断深入，出现了纸质档案与电子档案并存的局面，这是档案发展所必然经历的。考虑到现今我国对电子文档管理尚无明确的法律法规，当发生法律纠纷时，电子文档还不能作为法律依据发挥其凭证作用，因此，现阶段社保业务档案的管理还应以纸质档案保存为主、电子档案保存为辅。但随着信息化进程的不断深入，社保业务档案电子化管理是必然的趋势。”
　　登录北京市人力资源和社会保障局的官方网站，众多与社保相关的服务内容彰显了市人保局为民所想的服务宗旨。12333咨询服务、政策在线解答、社会保险办事指南，为市民提供最及时的问题解答；百姓心声、人力资源保障论坛，则为百姓提供了充足的交流空间和表达民意的机会。不仅如此，市人保局网站上还将市民咨询内容按月份逐一排列了次序，使人们可以清楚地获悉不同时期所集中关心的社保问题。在北京市各级区、县社保业务经办机构大厅内，都设有快捷、方便的电子触摸屏，电子触摸屏所显示的信息与市人保局信息系统交互平台实时更新，参保个人只需动动手指就能轻松查询到自己所需的社保业务档案信息。此外，记者还得知，社保经办机构建立和保管社保业务档案不会向参保对象个人收取费用，同时，在依法为参保单位和个人提供档案信息查询服务时也不会向其收取任何费用。
　　档案信息化建设的不断发展，为人们查阅档案提供了更多便利，但同时也为保障档案信息的安全提出了新的要求。在谈到如何保障参保对象相关业务档案安全时，武书记说：过去，英国、日本都曾出现过社保档案丢失的问题，档案的丢失对政府、国家，乃至参保个人的权益都将造成重大损失。如今，随着对社保档案重视程度的不断提高，新出台的实施办法必将有力推动社保档案管理走上规范化、标准化的轨道，为实现社会保险事业健康、持续发展提供重要的基础性保障和支撑。最后，武书记还表示：管理只是手段，服务才是根本目的，目前，北京和全国很多地区都在加快将纸质档案通过扫描等方式制作成电子文档的工作，以便为更多的参保单位和个人提供更为人性化的服务。

　　原载于《中国档案报》2010年7月16日   总第2029期   第三版