第一章   总  则

第一条  为科学有序地开展档案接收工作，加强档案管理的规范化、标准化，保证接收进馆档案的质量，更好地保存和更有效地发挥档案馆的社会公共服务功能，根据《中华人民共和国档案法》、《山西省<归档文件整理规则>实施细则》、《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，结合我市实际制定本规范。

第二条  档案接收工作要坚持以人为本的原则，服务国家机关、人民团体日常工作，着力建设覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众利用的服务体系.

第三条  太原市档案馆是我市唯一的市级国家综合档案馆，是集中统一管理我市党和国家重要档案资料的基地，开展爱国主义教育活动基地和为社会提供利用档案资料服务的中心以及开展政府公开信息利用的中心，负责接收、征集、寄存、代管属本馆接收范围的档案资料。

第四条  本规范适用于市档案馆接收档案范围内的党政机关、人民团体、企业事业等单位(以下简称各单位)的档案移交工作。

第五条  档案接收工作按照完整及时、科学合理的工作原则，按照法律法规规定的期限，各单位保存本部门形成的永久、长期档案满10年后，按照市档案馆编制的《全宗接收名册》和《档案接收工作计划》，有计划、分步骤进行移交。

第二章  基本要求

第六条  进馆档案应以全宗为单位，保持全宗的完整性。基本质量要求是：全宗内档案完整齐全，同一全宗不能分散，不同全宗不能混淆；全宗内档案分类清楚，分类编号符合馆藏体系适用的档号编制规则；组卷能保持文件之间的有机联系；案卷标题简明确切。

第七条  凡反映立档单位主要职能活动（包括党、政、工、团等机构）和基本历史面貌，需要永久和长期保存的档案，均应收集齐全，向市档案馆移交，确保全宗的完整。

第八条  档案接收(移交)范围和内容

（一）各单位形成的反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料，具有历史凭证作用、工作查考作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的重要的档案，撤销机构的全部档案。

（二）各单位编制的全宗指南和有关检索工具等应随同档案一起接收(移交)。

（三）接收(移交)与各单位业务工作有关、有助于了解档案内容的资料。

第九条  各单位应当按照全宗档案门类和载体的不同，制定统一的分类方案：

（一）根据机关内组织机构的设置、业务分工、档案数量多少编制本单位分类方案。

（二）一个全宗（立档单位）应按统一的分类方案进行分类，不能随意变动，必须保持前后一致。   

（三）分类方法，一般要求按年度——组织机构（或问题）分类。

专业档案按有关规定执行。

第十条  各移交单位应认真进行档案鉴定，准确划分档案保管期限，2007年前形成的档案，根据国家有关档案保管期限规定，准确判定档案文件的价值，向档案馆移交永久、长期保管的档案；2007年（含）后形成的档案，按国家档案局第8号令规定划分保管期限，向国家档案馆移交。

第十一条  进馆档案必须以全宗为单位，并根据分类方案、案卷数量编制案卷目录。纸质案卷目录一式两份。一份随档案向本馆移交，一份本单位备用。同时，为适应计算机管理的需要，立档单位应将进馆档案编制一套符合标准要求的案卷目录、全引目录的电子文本一并向本馆移交。

电子案卷目录按太原市档案馆技术处提供标准执行。

第十二条  立档单位应根据国家档案局制定的《全宗指南编制规范》要求，编写本单位《全宗介绍》，详细介绍立档单位的组织沿革。具体要求如下：

（一）包括单位成立、演变的时间及其原因、单位性质、任务、职责和隶属关系及其变化，内部机构和所属单位的设置、人员编制和机关领导人的变化。

（二）准确介绍档案的主要内容与成分，反映本单位的主要职能活动。在方法上，可按组织机构或问题依次编写。说明档案材料形成的起止日期、案卷、件数量、种类、档案成分、整理、鉴定和交接情况等。

（三）档案的完整程度，档案有无破损及存在问题等。并随同进馆档案一起向本馆移交，一式二份。

第十三条  对进馆档案的解密或调整密级的事宜，根据国家档案局、国家保密局制定的《各级国家档案馆档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，做好进馆前的解密和调整密级工作。

第十四条  立档单位移交档案前，应对档案中不宜公开的内容提出限制利用意见，并书面形式提交档案馆。

第十五条  立档单位移交进馆的档案应当在进馆前，由档案馆有关部门或人员进行检验，符合标准的进行移交；影响档案管理利用工作的，由检验人员提出整改意见，经整改符合标准后移交。具体标准分别按下列规定执行：

（一）以案卷为单位实行立卷归档的，应当按照《机关档案工作业务建设规范》(1987年12月4日发布)、《文书档案案卷格式》 (1989年3月1日实施)的有关要求整理编目。

（二）实行以件为单位进行整理归档的，应当按照《山西省<归档文件整理规则>实施细则》(2002年3月18日实施)的有关要求整理编目。

（三）会计档案按照《会计档案管理办法》(1998年8月21日发布)、《会计档案案卷格式》(DA/T39--2008)的有关要求整理编目。

（四） 科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》 (2001年5月1日实施)的有关要求整理编目。

（五） 照片档案按照《照片档案管理规范》(1990年7月1日实施)的有关要求整理编目。

（六）磁性载体档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》 (1996年10月实施)的有关要求整理编目。

（七）计算机光盘、激光视盘和激光唱盘等档案应按电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）的要求，注明有关内容，编制目录。

（八）实物档案包括各种荣誉奖品、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件，应当按件编写说明和编制目录。

（九）专业档案应当按照专业档案管理的有关规定进行整理编目。

（十）档号的编制应符合《档号编制规则》(1995年10月1日实施)的有关规定。

第三章  案卷质量要求

第十六条  立卷质量要求: 移交进馆的档案应 “遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”为原则，一般要求以问题特征为主，灵活运用其他五个特征（时间、名称、责任者、通讯者、地区），并按照文件的不同价值，数量进行组卷，便于保管和利用。  

（一） 同一类型的文件，如一个问题、一宗事件、一次会议、一起案件所形成的文件要作为有机联系的一个整体立卷。密不可分的文件如正文与附件、正本与定稿、请示与批复、转发件与原件、来文与复文应立在一起，不得分开。
    （二）不同年度的文件一般不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的计划、规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷。其它应归档文件材料的整理，按有关规定执行。

(三)同一问题、同一会议、同一案件形成的文件以及正文与附件、正文与底稿、请示与批复、转发文与原件等应立在一起。

（四）文件要按其内容的联系，统一进行组卷。
    （五）录像带、录音带、照片、光盘等档案，应与文书档案统一整理，分别编号存放，并在案卷目录和卷内目录上要注明参见号，以保持相互联系和便于查找利用。

（六）案卷厚度一般不超过2厘米。

第十七条  填写卷内文件目录质量要求：应符合档案管理和计算机管理的基本要求。

移交进馆的档案应当做到卷内文件排列系统科学，便于管理利用。

1、密不可分的文件材料应依序排列在一起。即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后。

2、重要文件的历次稿依次排列在定稿之后。

3、非诉讼案件卷结论、决定、判定性文件材料在前，依据材料在后（司法部门形成的档案材料，按本部门的规定排列）。

4、案卷内问题单一的，卷内文件可按责任者——时间次序排列。

5、案卷内有两个以上问题的，先按问题分别集中，然后再按时间顺序或重要程度排列。

6、专业档案等有明确排列次序规定的按有关规定执行。

第十八条  填写卷内文件目录应符合档案管理和计算机管理的基本要求。

1、顺序号指件号，正件与附件按一件计算；转发文与被转发文视为一件。

2、文号由代字、年份、顺序号组成。

3、责任者一般填单位名称并书写规范简称，如“太原市人民政府”、“中共太原市委办公厅”等。

4、题名，即文件的标题，一般应照实抄，没有标题或标题不能说明文件内容，需自拟标题，外面加[   ]号。

5、年、月、日的填写，可省略“年”、“月”、“日”字，但必须写明8位数码，如19950520。

6、页号的填写。卷内文件，除空白纸外，凡载有信息的正、反面均应一页编一个页号。每件文件应填写所在页的起始号，最后一件写上起止页号，中间用“—”连接，如果最后一个文件只有一页的，应写上“止”字。

编号宜使用铅笔，以区别于原有文件页码并便于编错时修改，必要时也可用打号机。

7、案卷卷末放置卷内备考表，填写有关卷内文件材料的情况说明，签具立卷

人和检查人的姓名，并注明立卷时间，以示负责。

第十九条  移交进馆档案案卷标题要简明确切、全面、概括地揭示卷内文件内容，一个完整的标题一般应包括责任者、问题、文种等特征，文字通顺简练，责任者一律用全称或规范简称。

1、案卷标题格式应美观大方，书写时离上线1.5公分、左右沿线1公分、头行应空二格。

2、标题字体大小一样，用计算机打印或用毛笔或钢笔（碳素墨水）正楷书写、字迹工整清晰。

3、起止年月应填写卷内文件最早时间到最迟时间，用阿拉伯数字填写。

4、无论装订或不装订的案卷，均要填上件数、页数，用阿拉伯数字填写。

5、进馆单位的所有案卷装盒立放后，盒脊上的档号及年份书写一致，横向要整齐划一、清晰可辨。

6、案卷级、文件级机读目录数据按照市档案馆技术处规定的统一格式执行。

第二十条  件式归档的质量要求

1、一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。

2、归档文件可以按事由结合时间、保管期限等排列。会议文件、统计报表等成套性文件要集中排列。

3、归档文件应按排列顺序逐件编号，文书档案归档件号包括全宗号、保管期限、件号。

4、归档文件应按保管期限编制归档文件目录。

5、归档文件应逐件编目，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

6、件号：每份文件的编号。

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

文号：文件的发文字号，无发文字号的不填。

题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[   ]”号。

日期：文件的形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20010512。

页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。           

7、归档文件目录规格：用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。

8、归档文件目录封面：归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面一般填写全宗名称、保管期限。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。

9、归档文件装盒：将归档文件按编号顺序装入档案盒，一般装满为止。永久、长期（定期）应分开装盒。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

第二十一条  档案接收(移交)程序

1 、以全宗为单位有计划分步骤地进行移交接收工作。

2、 各单位各门类档案、检索工具及参考资料经验收符合上述有关条款要求的，进行具体的接收(移交)工作，对不符合要求的，必须进行必要的补充调整。

3 、接收(移交)事项由档案局与移交单位商定，档案局派专人清点所有移交档案数量、检索工具及参考资料，装箱、进馆。双方填写档案交接文据，签字盖章，一式三份，档案馆保存两份，移交单位保存一份，归入双方档案。

第二十二条  本规定由太原市档案局（馆）负责解释。